Workflow und Dokumenten­­management

IGS Workflow und Dokumentenmanagement ist eine vollintegrierte Lösung zur digitalen Steuerung, Automatisierung und revisionssicheren Archivierung von Geschäftsprozessen auf der IBM i (AS/400). Die Lösung ist nativ in IGS ERP, also IGS Rechnungswesen und IGS Warenwirtschaft eingebettet – alle Vorgänge verknüpfen direkt Geschäftsfall, Beleg und Buchung, ohne Schnittstellen und ohne Medienbruch. Das Dokumentenmanagement ist IDW PS 880 zertifiziert und wird von IGS Systemmanagement GmbH & Co KG in Österreich entwickelt und betreut.

IGS Workflow und Dokumentenmanagement kann auch eigenständig eingesetzt werden, entfaltet aber seinen vollen Mehrwert in Kombination mit dem IGS Rechnungswesen und/oder der IGS Warenwirtschaft – weil die Stärke der Lösung in der nativen Integration liegt. Buchungen, Belegzuordnungen und Drill-downs funktionieren nur dann ohne Medienbruch, wenn alle Komponenten auf derselben Plattform laufen. Für Unternehmen, die bereits IGS Rechnungswesen oder Warenwirtschaft nutzen und noch kein integriertes DMS haben, ist IGS Workflow & DMS der logische nächste Schritt.

IGS ermöglicht den rechtskonformen Empfang, die Verarbeitung und den Versand von E-Rechnungen im B2B-Bereich gemäß dem deutschen Wachstumschancengesetz. Eingehende E-Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung werden automatisch erkannt, über den Dokumenten-Konverter verarbeitet, dem Eingangsrechnungs-Workflow zugeführt und revisionssicher archiviert. Ausgehende E-Rechnungen werden direkt aus dem IGS X-Board erstellt und versandt – im ZUGFeRD-Format über das integrierte IGS Drucksystem.

Ja – IGS Dokumentenmanagement ist IDW PS 880 zertifiziert und gewährleistet revisionssichere Archivierung sowie die Einhaltung aller gesetzlichen Compliance-Anforderungen. Das bedeutet für Ihr Unternehmen: Dokumente sind lückenlos nachverfolgbar, Aufbewahrungspflichten werden systemgestützt eingehalten und externe Prüfungen verlaufen reibungslos. Die Zertifizierung gilt sowohl für das Dokumentenmanagement als auch für die Kombination mit der IGS Finanzbuchhaltung.

Ja – IGS bietet eine planbare Migration aus DMS-Altanwendungen auf der IBM i (AS/400), darunter Infostore (Solitas). Die Datenübernahme erfolgt verlustfrei, bestehende Schnittstellen bleiben in der Regel erhalten. Für Unternehmen, die bereits ein externes DMS betreiben und feststellen, dass die Anbindung an ihr ERP Grenzen hat, bietet IGS Workflow & DMS eine deutlich tiefere Integration – weil Workflow, DMS und ERP von Anfang an ein System sind.

Workflows werden nach gemeinsamer Analyse mit IGS-Consultants flexibel konfiguriert und exakt auf die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst. Freigaben, Eskalationen und Belegzuordnungen erfolgen regelbasiert und systemgestützt – ohne Programmieraufwand. IGS-Consultants bringen dabei sowohl Software- als auch Prozesswissen mit: Sie verstehen nicht nur das System, sondern auch die Abläufe dahinter.

Die Integration ist nativ – kein Middleware, keine externe Schnittstelle, kein Systemwechsel. Alle Vorgänge in Workflow und DMS sind direkt mit Buchungen, Belegen und Geschäftsfällen in Rechnungswesen und Warenwirtschaft verknüpft. Das bedeutet: Drill-down vom Dashboard bis zum Originalbeleg, Buchung direkt aus dem Workflow heraus, und revisionssichere Archivierung ohne manuellen Schritt. Diese Tiefe der Integration ist ein zentrales Merkmal von IGS ERP und unterscheidet es von Lösungen, bei denen DMS und ERP separat betrieben und angebunden werden.

IGS Workflow & DMS automatisiert den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments – vom Eingang bis zur Archivierung. Eingehende Belege werden automatisch erkannt und klassifiziert, dem richtigen Workflow zugeordnet, regelbasiert weitergeleitet und nach Abschluss archiviert. Für ausgehende Prozesse – Zahlungsvorschläge, Mahnläufe, Bestellanforderungen – gilt dasselbe Prinzip. Der Automatisierungsgrad ist dabei individuell konfigurierbar und kann schrittweise ausgebaut werden.

IGS betreibt ausschließlich Inhouse-Support über ein Ticket-System – kein Outsourcing. Ihre Anfragen werden von denselben Expert:innen bearbeitet, die Ihr System, Ihre Workflows und Ihre Prozesse kennen. Das bedeutet kurze Reaktionszeiten, echtes System- und Prozesswissen und eine Betreuung, die mit Ihrem Unternehmen gewachsen ist. Schulungen finden direkt im operativen System statt – praxisnah und ohne Umwege.

Der entscheidende Unterschied liegt in der nativen Integration: IGS Workflow & DMS ist kein externes System das ans ERP angebunden wird – es ist ein integraler Bestandteil von IGS ERP. Das bedeutet: keine Schnittstellenpflege, kein Datenverlust beim Übergang, kein Systemwechsel für den Anwender. Dazu kommt die IBM i (AS/400) als gemeinsame Plattform – mit höchster Stabilität, Sicherheit und Verfügbarkeit. Und ein Support-Team, das sowohl das DMS als auch das ERP dahinter kennt.