IGS Workflow & DMS
digitale Prozesse, direkt integriert in IGS ERP
IGS Workflow und Dokumentenmanagement digitalisiert und automatisiert Geschäftsprozesse auf der IBM i (AS/400) – exakt abgestimmt auf IGS ERP. Alle Komponenten auf derselben Plattform – Daten, Belege und Prozesse laufen direkt durch, ohne Umwege.
- IDW PS 880 zertifiziert
- tief integriert in Rechnungswesen & Warenwirtschaft
- revisionssichere Archivierung
IGS Workflow- und Dokumentenmanagement auf der IBM i (AS/400)
IGS Workflow- und Dokumentenmanagement ist eine branchenübergreifende, vollintegrierte Lösung, die exakt auf die IGS ERP-Software abgestimmt ist – und sich auch mit bestehenden Individuallösungen kombinieren lässt. Dank innovativem technischem Design und variabler Konfiguration lässt sich die Lösung exakt auf unterschiedliche Geschäftsmodelle und Organisationsstrukturen abstimmen – von Direktzugriffen über Schnittstellen bis hin zu Webservices.
Branchenfokus
IGS Workflow & DMS ist erfolgreich im Einsatz in:
Vorteile im Überblick
IGS Workflow & DMS – Funktionalität für Ihr Business.
IGS Workflow- und Dokumentenmanagement kombiniert digitale Prozesssteuerung mit einem leistungsstarken DMS. Es passt sich flexibel an individuelle Anforderungen an und unterstützt Unternehmen dabei, ihre Digitalisierungsziele durchgängig zu erreichen.
- Voll integriertes System
Workflows, Dokumente, Prozesse und operative ERP-Anwendungen in einem System – direkt verknüpft, ohne Doppelerfassung
- Flexibel anpassbar
Konfigurierbar für unterschiedlichste Geschäftsmodelle und Organisationsstrukturen
- Regelbasierte Prozesse
Automatisierte Freigaben, Eskalationen und Belegzuordnungen für fehlerfreie Abläufe
- Einfache Suche
Abfragevorlagen, Volltextsuche, Marker und Lineale für schnelle Informationsbeschaffung
- Qualifizierte elektronische Signatur
Rechtssichere Unterzeichnung von Dokumenten für Compliance-Anforderungen
- Integriertes Wissensportal
IGS Wiki bietet direkten Web-Zugriff auf Dokumentationen, Prozessbeschreibungen und Projektprotokolle
Die zentralen Module im Überblick
Mit IGS Workflow & DMS digitalisieren und automatisieren Sie Ihre Abläufe durchgängig. Jeder Prozessschritt, jeder Beleg, jede Aufgabe – alles läuft in einem System, ohne Systemwechsel und ohne manuelle Übergaben.
IGSMT®WF Workflowmanagement
Prozesse steuern statt verwalten.
Das IGSMT®WF Workflowmanagement vernetzt alle beteiligten Standorte, Abteilungen und Nutzer:innen in einem digitalen Prozessnetzwerk. Aufgaben – von der Erfassung über die Freigabe bis zur Genehmigung – werden nahtlos integriert, direkt mit operativen ERP-Programmen verbunden und vollständig dokumentiert.
Ihre Vorteile auf einen Blick:
- Flexible Zugriffssteuerung: Parallele und serielle Bearbeitung, Rollenverteilung, Stellvertretungsregeln, 4-Augen-Prinzip und Erinnerungen
- Interaktiver Dialog: Direkte Buchungen im Workflow, UID-Prüfung, Übergabe an Rechnungsprüfung sowie direkter Aufruf operativer Programme
- Lückenlose Gesamtübersicht: Jederzeit Transparenz über alle Prozesse, Aufgaben und Stati
- Revisionssicherer Ablauf: Vollständige Dokumentation und Nachverfolgbarkeit aller Prozessschritte
- Echtzeit-Transparenz: Dashboards für Stati, Auslastung und Durchlaufzeiten – direkt im System
IGSMT®DMS Dokumentenmanagement
Paperless Company – revisionssicher und durchgängig integriert.
Das IGSMT®DMS Dokumentenmanagement bietet ein vielseitiges, benutzerfreundliches System für die digitale Archivierung, Ablage und Verwaltung aller Unternehmensdokumente. Die Lösung ist nahtlos mit Workflow und ERP-Programmen verknüpft – direkter Zugriff auf digitale Belege und vollständige elektronische Akten aus jedem Prozessschritt heraus.
Ihre Vorteile auf einen Blick:
- Vielseitige Such-, Steuerungs- und Gruppierungsfunktionen für effiziente Dokumentenverwaltung
- Intelligente Stempel für automatisierte Kennzeichnung und Aufgabensteuerung
- Journalfunktion für lückenlosen Verwendungsnachweis
- Revisionssicherheit: Aufbewahrungspflichten systemgestützt einhalten, sichere Dokumentenlöschung
- Berechtigungssystem für Zugriffskontrolle und Datenschutz
IGSMT®V Vertrags- und Bescheidmanagement
Sensible Rechtsakte digital verwalten – sicher, nachvollziehbar, integriert.
Das IGSMT®V Vertrags- und Bescheidmanagement ermöglicht eine einfache, digitale Verwaltung sensibler Verträge und Bescheide – mit direkter Integration in Finanzbuchhaltung und Anlagenmanagement. Alle Rechtsakte werden logisch erfasst, schlüssig zugeordnet und in einem digitalen Akt zusammengeführt.
- Workflowgestützte Fristenüberwachung, Bearbeitung und Freigabeprozess
- Einfache, digitale Verwaltung aller Rechtsakte und Bescheide
- Schnelles Auffinden über Reportmodelle, Volltextsuche und OCR-Technologie
- Strukturierte E-Akterstellung mit Imagefunktion
- Qualifizierte elektronische Signatur für rechtssichere Unterzeichnung
- Integriertes Berechtigungssystem für differenzierte Zugriffsrechte
Dokumenten-Konverter – OCR- und XML-Verarbeitung
Automatisierte Dokumentenverarbeitung – von der E-Rechnung bis zur Volltextsuche.
Der IGS Dokumenten-Konverter vereint leistungsstarke XML-Verarbeitung und OCR-Erkennung, um Dokumente automatisiert zu verarbeiten, zu indexieren und in die digitale Prozesskette zu integrieren. Er stellt die nahtlose Verarbeitung von E-Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung gemäß dem deutschen Wachstumschancengesetz sicher.
Ihre Vorteile auf einen Blick:
- Dokumentenerfassung: Automatisierte Übernahme über Mailservice, Scanworkstation und Batch-Import
- XML-Dokumentenverarbeitung: Automatische Erkennung und Verarbeitung eingehender E-Rechnungen nach Formatvorgaben
- Formularbasiertes Auslesen: Präzise Extraktion über individuell konfigurierbare Schablonen
- Anwendungsintegration: Übergabe indexierter Dokumente an das DMS zur Archivierung
- Volltextextraktion: OCR-Technologie für digitale Speicherung und schnelle Suche per Suchbegriff
E-Rechnung gemäß Wachstumschancengesetz
IGS ermöglicht den rechtskonformen Empfang, die Erstellung und den Versand von E-Rechnungen im B2B-Bereich gemäß dem deutschen Wachstumschancengesetz.
Eingehende E-Rechnungen
Automatisierte Verarbeitung und Indexierung über den Dokumenten-Konverter, revisionssichere Archivierung und Übergabe an den Eingangsrechnungs-Workflow.
Ausgehende E-Rechnungen
Erstellung und Versand direkt über das IGS X-Board im ZUGFeRD-Format (PDF mit eingebettetem XML) über das IGS Drucksystem IPS. Qualitätssicherung im Ausgangsrechnungs-Workflow vor Versand. Revisionssichere Ablage im DMS.
Unternehmen die auf IGS ERP vertrauen
Einführung, Schulung und Support – aus einer Hand.
Die Einführung von IGS Workflow & DMS beginnt mit einer gemeinsamen Prozessanalyse: IGS-Berater designen und konfigurieren die Workflows exakt auf Ihre Anforderungen – mit Software- und Prozesswissen aus einer Hand. Schulungen finden direkt im operativen System mit Echtdaten statt.
Praxisnahe Schulungen mit Ihren Daten im Testsystem
Qualifizierter Inhouse-Support über ein strukturiertes Ticket-System – durch erfahrene Expert:innen, die Ihr System kennen
Jährliche Releases mit Weiterentwicklungen und gesetzlichen Anpassungen – releasefähig ohne Anpassungsverlust
Unverbindliches Erstgespräch vereinbaren
Überzeugen Sie sich selbst – in einer persönlichen Demo.
Sie haben die Module kennengelernt – jetzt zeigen wir Ihnen IGS Workflow & DMS in Aktion. In einer persönlichen Demo abgestimmt auf Ihre Anforderungen sehen Sie konkret, was möglich ist.
- Persönliche Beratung durch unsere Expert:innen
- Auf Ihr Unternehmen abgestimmte Lösungsansätze
- Klarheit über Funktionen, Möglichkeiten & nächste Schritte
